Krajowy System e-Faktur jest programem informatycznym, który wprowadziło Ministerstwo Finansów. Pozwala on wygodnie wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury strukturalne w jednym centralnym miejscu. Jeżeli przedsiębiorca już teraz zdecyduje się na korzystanie z KSeF, może liczyć na korzyści podatkowe! Czym wyróżnia się Krajowy System e-Faktur? Co trzeba wiedzieć o tym narzędziu?
KSeF – Krajowy System e-Faktur
Warto zauważyć, że Krajowy System e-Faktur zapewnia generowanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Jego głównym celem jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym, tak aby znajdowały się w jednym miejscu. Niezwykle ceniona jest tutaj funkcja zarządzania uprawnieniami, która pozwala zabezpieczyć dostęp do danych. Więcej informacji na temat KSeF znajdziemy w serwisie Poradnik Przedsiębiorcy.
Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, jednak już za jakiś czas przedsiębiorcy będą musieli wdrożyć ten system w swoich działaniach. Obowiązek ma wejść w życie 1 lipca 2024 dla czynnych podatników VAT i 1 stycznia 2025 roku dla nievatowców, czyli podatników zwolnionych z VAT w zakresie wystawiania faktur.
Jak działa KSeF?
Jak działa Krajowy System e-Faktur? W tym wypadku możemy wystawiać faktury strukturalne w formacie XML, korzystając ze zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. System następnie sprawdza zgodność ze standardem i nadaje dokumentom odpowiednie numery. Odbiorca może korzystać z dostępu do faktury za pomocą uwierzytelnienie się w KSeF lub podania określonych danych. Wystawca z kolei otrzymuje tak zwane urzędowe poświadczenie odbioru – UPO.
Istotne jest to, że otrzymywanie faktur poprzez KSeF wymaga akceptacji odbiorcy dokumentu. Sposób wyrażenia zgody jednakże nie został dokładnie określony. Jeżeli odbiorca nie zgodzi się na to, wystawca nadal może korzystać z KSeF, a faktury powinien udostępniać drugiej stronie w sposób tradycyjny (papierowo lub elektronicznie).
Krajowy System e-Faktur jest następcą platformy elektronicznego fakturowania (PEF). Poza wystawianiem i odbieraniem faktur, można liczyć także na ich przechowywanie, oznaczanie numerami i weryfikowanie zgodności z wzorem faktury. Nowoczesny system dodatkowo służy do kontrolowania i analizowania danych z faktur strukturalnych oraz wysyłki komunikatów o wystawieniu, odrzuceniu lub braku możliwości wystawienia dokumentu.
Faktury papierowe a KSeF
Czy papierowe faktury mogą zniknąć z obrotu gospodarczego? Mimo tego, że cyfryzacja wciąż się rozwija, ustrukturyzowane faktury stanowić mają jedną z opcji do wyboru dla przedsiębiorcy. To oznacza, że nie ma mowy o zniknięciu faktur papierowych, jednak z czasem jest ich coraz mniej. Mogłyby wygasnąć jedynie wtedy, gdyby KSeF został przyjęty jako obligatoryjny system dla każdego. Trzeba mieć na uwadze to, że z KSeF wyłączone są między innymi faktury wystawiane w ramach IOSS, OSS, faktury konsumenckie (B2C), czy też bilety i paragony na autostradach płatnych. Wszystko to wskazuje, że nadal będziemy korzystać z innych rozwiązań podczas odbierania i wystawiania faktur.
W każdej firmie wystawiane są różnorodne faktury, które stanowią poświadczenie zaistnienia danej transakcji. Coraz większa liczba przedsiębiorców decyduje się na wcześniejsze wdrożenie KSeF, zwłaszcza że już za kilka miesięcy ten system stanie się koniecznością. Nie należy się go obawiać, gdyż można liczyć na wiele udogodnień, korzyści podatkowe i łatwą obsługę oprogramowania. Krajowy System e-Faktur z pewnością znacznie wpłynie na centralizację procesu rejestrowania faktur.