„Jako nowoczesne społeczeństwo jesteśmy przyzwyczajeni to tego, że większość informacji, danych a nawet dokumentów można bez problemu przesłać zdanie za pośrednictwem sieci internetowej. Jednak takie udogodnienie działa dopiero o kilkunastu lat, wcześniej bowiem wszystko odbywało się w o wiele bardziej skomplikowany sposób. Nowoczesne rozwiązania zawdzięczamy przede wszystkim elektronicznemu archiwizowaniu danych.”
Dla kogo przeznaczone?
Lista firm, branż, instytucji, które korzystają z takich elektronicznych archiwów, jest naprawdę długa. W zasadzie można zaliczyć do niej praktycznie każdą sferę działalności, w której wykorzystuje się dane, produkuje sporo dokumentów i wprowadza je w obieg. W skrócie można wymienić natomiast:
– sektor finansowy, czyli banki: rachunki, umowy, dane klientów
– sektor administracyjny, czyli urzędy: umowy, zarządzenia, kartoteki
– sektor logistyczny, czyli lotniska, firmy transportowe: dokumenty przejazdu
– sektor kadr, czyli wypłaty, urlopy, ewidencje pracy
– sektor handlowy, czyli rachunki, faktury
– sektor usługowy, czyli reklamacje, zlecenia, aneksy
W tych wszystkich branżach wprowadzenie elektronicznego archiwum znacznie poprawia płynność świadczonych usług, ale przede wszystkim prowadza porządek i ułatwia pracę samych pracowników.
Zasady archiwizowania
Zanim jednak firmowe archiwum w formie elektronicznej powstanie, trzeba przenieść do niego dotychczasowe dokumenty przechowywane w formie papierowej. To żmudny, długotrwały i dość nudny, bo bardzo jednostajny proces. W zależności od wielkości archiwum papierowego może zajmować nawet kilka miesięcy i to zakładając, że pracować nad nim będzie nawet kilkadziesiąt osób. Jak dokładnie przebiega proces archiwizacji?
Dokumenty układane są wedle ustalonego porządku, a następnie każdy z nich jest skanowany i wgrywany do systemu. Tam następuje jego dokładne opisanie, co ułatwia mu potem funkcjonowanie w obiegu, a potem zatwierdzany lub odrzucany, jeśli znaleziono w nim jakiś błąd. Zatwierdzenia dokonać może wyłącznie uprawniona osoba, najczęściej kierownik odpowiedzialny za projekt archiwizacji. Na ostatnim etapie gotowy i zatwierdzony dokument jest dopuszczany do ogólnego obiegu dokumentów i w zależności od ustawień i zasad panujących w firmie, może być dalej modyfikowany lub podglądany przez uprawnionych do tego pracowników.
Podgląd dokumentu działa na identycznej zasadzie jak wyświetlanie zdjęć. Skany są wyraźne, opisane i dopasowane do odpowiedniej kategorii. Pracownik może jedynie zmienić opis dokumentu lub dodać własne notatki; nie ma możliwości zmieniania treści samego skanu, ani tym bardziej podmienienia go na inny.