Akta osobowe to bardzo ważne dokumenty, szczególnie w przypadku działu kadr i zarządzania zasobami ludzkimi. Dane o pracownikach są nie tylko przydatne, ale także chronione i wymagają odpowiedniego archiwizowania. Jakich materiałów biurowych do kancelarii i firm powinny używać kadry? My wybraliśmy solidne teczki na akta osobowe firmy Kataga – solidnie wykonane, z czytelnym i miłym dla oka designem.
Teczka akt osobowych kandydata do zatrudnienia
To pierwszy rodzaj dokumentów – plik ten powstaje w momencie rozpoczęcia procesu rekrutacyjnego danego kandydata. Teczka z aktami wielokrotnie przewija się wówczas przez ręce pracowników firmy, nie tylko kadr, lecz również innych działów, gdzie potencjalny, przyszły pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki.
Teczka musi być pojemna i wytrzymała – minimalizować ryzyko zgubienia dokumentów i rozejścia się przy większej ilości papierów w środku. A jest ich trochę, między innymi świadectwa pracy, kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i doświadczenie kandydata itd. Teczka na akta musi być czytelnie i dokładnie opisana – pomyłki w identyfikacji osoby rekrutowanej mogą być bardzo kosztowne i niezręczne, zwłaszcza dla działu HR. Teczki na akta od Kataga.pl posiadają design dostosowany do wygodnego opisywania danych, a w razie potrzeby można zrealizować teczki na akta na zamówienie – dostosowane do potrzeb działu.
Teczki na akta osobowe dla pracowników firmy
Podobnie jak w przypadku teczek na akta w kancelarii adwokackiej, tutaj również informacje i dokumenty powinny być archiwizowane. W trakcie zatrudnienia, zwłaszcza pracowników o dużym stażu, wielokrotnie dokumentowane są zmiany w warunkach zatrudnienia, zwolnienia lekarskie, umowy, zaświadczenia oraz certyfikaty, zdobyte w imieniu firmy, notki przełożonych itd. Teczki na akta są w tym przypadku równie potrzebne kadrom, jak i samemu pracownikowi – jest to przecież pełna historia jego osiągnięć w danej firmie, która może stać się fundamentem np. awansu lub korzystnego transferu do innego działu. Kadrowa musi zatem dbać o dokumenty, które będą jej argumentem w rozmowach z pracownikiem…
Teczki na akta związane z zakończeniem współpracy
Osobną teczkę akt osobowych stanowią dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia w danej firmie. Tych papierów jest zwykle najmniej, ale są one bardzo istotne i wymagają kompletacji oraz archiwizacji. Są to między innymi oświadczenia o wypowiedzeniu, dokumenty potwierdzające rozwiązanie umowy o pracę, kopię ostatniego świadectwa pracy itd.
Akta osobowe mogą być przechowywane także w specjalnych segregatorach. Wówczas jeden segregator przypisany jest jednemu pracownikowi, a trzy osobne teczki na akta spraw zostają posegregowane w jego wnętrzu. To rozwiązanie jest jednak bardziej praktyczne dla małych firm, gdzie liczba zatrudnionych nie przekracza 20 osób. Zwiększa to także ryzyko pomieszania dokumentów. Teczki na akta osobowe, archiwizowane w specjalistycznych szafach z oznaczeniami, to tradycyjny i sprawdzony sposób na prowadzenie dokumentacji w firmie.
