Plan konferencji gotowy, lista gości wstępnie skompletowana, ustalony termin, pozostaje to najważniejsze – lokalizacja. Od miejsca, w którym odbywa się konferencja nierzadko zależy jej powodzenie i prestiż. Podpowiadamy kilka różnorodnych miejsc, w których można zorganizować wydarzenie branżowe.
Centra kongresowe i handlowe
Obiekty budowane z myślą o organizowaniu targów, konferencji, eventów i innych wydarzeń branżowych. Zaletą tego typu miejsc jest dobra, dopasowana do potrzeb gości infrastruktura. W pobliżu centrów znajdują się obszerne parkingi. Nie ma też problemów z potrzebnym wyposażeniem, na miejscu są nie tylko stoły konferencyjne i krzesła, nie trzeba się troszczyć o sprzęt multimedialny, nagłośnienie, wszelkie potrzebne materiały i urządzenia biurowe (xero, drukarka, fax). Standardem jest dostęp do internetu. Centra kongresowe idealnie nadają się do organizacji dużych przedsięwzięć.
Ośrodki konferencyjne
Oferują podobny poziom usług jak centra kongresowe. Ich niekwestionowaną zaletą jest lokalizacja. Umiejscowione w malowniczych regionach Polski, na ogół łączą w sobie funkcje ośrodków konferencyjnych i hoteli. To drugie jest przydatne zwłaszcza wtedy, gdy konferencja trwa dłużej niż jeden dzień. Na miejscu nie zabraknie także restauracji, w której można smacznie zjeść. Ośrodki konferencyjne logistycznie są dobrze przygotowane do organizowania spotkań biznesowych i handlowych. Zapewniają całe niezbędne wyposażenie.
Restauracje
Wbrew powszechnemu przekonaniu, w miejscu takim jak restauracja można z powodzeniem zorganizować konferencję lub spotkanie biznesowe. Restauracje idealnie nadają się na spotkania z klientami, na których chcemy wywrzeć dobre wrażenie. Wykwintne, wyszukane danie pozytywnie przysposobi nawet opornego kontrahenta. Warto jednak zadać sobie trochę trudu i sprawdzić, co zaproszony gość jada. Niezręcznie będzie przed weganem postawić wołowinę po pakistańsku. Restauracja to dobre miejsce na kameralne spotkanie przy kilkuosobowym stole, ale równie dobrze można wynająć na potrzeby konferencji całą salę. Niewykluczone, że trzeba będzie dostarczyć na miejsce część potrzebnego wyposażenia.
Dworki, pałace, zamki…
…czyli wyjątkowy entourage dla najbardziej wymagających klientów. Okazałe wnętrza, nieszablonowe wyposażenie, bezpośredni kontakt z dziełami sztuki – to wszystko nadaje konferencji niepowtarzalnej atmosfery i splendoru. Konferencje w takich miejscach na ogół odbijają się szerokim echem w branży, której dotyczą i stają się wyznacznikiem nowych standardów. Tego rodzaju obiekty leżą na ogół na uboczu, dojazd do nich bywa czasem utrudniony. Warto zadbać o dobrą komunikację między centrum najbliższego miasta a wybranym zamkiem.
Podane przykłady to tylko kilka wariantów obiektów, w których można zorganizować prestiżową konferencję. Więcej można znaleźć na portalu www.konferencje.pl. Największa baza danych o ośrodkach konferencyjnych oferuje inteligentną wyszukiwarkę, pozwalającą określić między innymi rodzaj obiektu, lokalizację, liczbę osób, opcje wyposażenia sali i odległość od dworca/lotniska.