Istnieje wiele powodów, dla których przedsiębiorcy powinni powierzyć obliczanie wynagrodzenia zewnętrznym podmiotom. Przede wszystkim jest to bardzo opłacalne.
Samodzielne prowadzenie przez przedsiębiorcę spraw kadrowych i płacowych nie jest już rekomendowane. Generuje niepotrzebne koszty i wiąże się z ryzykiem, że czynności rozrachunkowe nie zostaną zrealizowane prawidłowo.
Dlaczego obliczanie wynagrodzenia warto powierzyć podmiotom zewnętrznym?
Obserwuje się, że wciąż wielu przedsiębiorców woli zatrudniać księgowych na etat i prowadzić proces obliczania wynagrodzeń wewnętrznie w firmach. Twierdzą, że mają wówczas pewność, że wszystkie rozliczenia są realizowane prawidłowo, a poufne i kadrowe dokumenty nie trafiają poza firmę. Jednak takie podejście jest mocno archaiczne. Utrzymanie własnego działu kadr i płac jest niestety bardzo kosztowne. Przedsiębiorca musi wypłacać jego pracownikom wynagrodzenia, organizować ich stanowiska pracy, ponosić koszty zakupu wszelkich narzędzi, a więc na przykład bardzo drogich programów. Co więcej, zatrudnienie księgowych wymusza kierowanie ich na dodatkowe i często płatne szkolenia. Niestety zarówno przepisy prawa pracy, jak i ustawy o rachunkowości wciąż są modyfikowane, a więc takie szkolenia są kosztowne. Natomiast jeśli przedsiębiorcy odmawiają finansowania szkoleń, istnieje wysokie ryzyko, że w swojej pracy księgowi będą działać według starych schematów, a więc popełniać błędy. To najlepiej pokazuje, że przedsiębiorcy powinni odchodzić od prowadzenia własnych działów kadr i płac i zacząć powierzać obliczanie wynagrodzenia firmom zewnętrznym. Mogą się na to zdecydować, kiedy zauważą, że:
- ponoszą bardzo wysokie koszty związane z utrzymaniem własnego działu kadr i płac,
- coraz więcej wydają na szkolenie swoich księgowych w związku ze zmieniającymi się przepisami prawa,
- często uzyskują negatywne wyniki kontroli ze strony inspekcji pracy lub urzędu skarbowego właśnie w dziedzinie obliczania wynagrodzeń pracowniczych.
Czym się kierować, wybierając firmę zewnętrzną do współpracy przy rozliczaniu pracowników?
Zrozumiałe jest to, że przedsiębiorca powinien szukać firmy, która oczekuje niskiego wynagrodzenia za swoje działania, a zatem nalicza najmniej za obsługę w aspekcie kadr i płac jednego pracownika w trybie miesięcznym. Należy również szukać firm doświadczonych, zatrudniających księgowych i najlepiej prawników prawa pracy o szerokich kompetencjach. Zasadne jest także wybieranie do współpracy firmy, która przewiduje specjalne rabaty dla stałych klientów zlecających np. rozliczanie pracowników na kilka lat z góry.
Zobacz również:
OCENA PRACOWNICZA – W JAKIM CELU NALEŻY JĄ PRZEPROWADZAĆ W FIRMIE?