Dokumenty firmowe można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Oba formaty są narażone na zniszczenie, utratę lub kradzież. Z tego powodu dokumentację należy archiwizować wyłącznie w zabezpieczonych pomieszczeniach, najlepiej w nowoczesnych systemach depozytowych lub na serwerach. Warto też tworzyć kopie online.
Archiwizacja dokumentów papierowych
Dokumentacja w formie papierowej może być problematyczna w przechowywaniu – zajmuje dużo miejsca, trudno ją przetransportować czy powielić. Dodatkowo jest nieodporna na działanie czynników zewnętrznych i należy się z nią obchodzić niezwykle ostrożnie. Większość firm decyduje się na stworzenie własnego archiwum zabezpieczonego przed pożarem, zalaniem, nadmiernym nasłonecznieniem i włamaniem. Pomieszczenie, w którym składuje się dokumenty powinno być wyposażone w sejfy, metalowe szafy i skrytki otwierane kodem. Coraz większą popularnością cieszą się nowoczesne systemy depozytowe sterowane elektronicznie, które można kupić między innymi w sklepie https://ivolta.pl/. Szafy tego typu są wyposażone w zamki kodowe obsługiwane za pomocą indywidualnych numerów PIN lub kart biometrycznych (z odciskiem palca). Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, elektroniczne systemy depozytowe chronią dokumenty nie tylko przed uszkodzeniami mechanicznymi, ale również przed kradzieżą.
Przechowywanie dokumentów elektronicznych
Dokumenty w formie elektronicznej można z łatwością kopiować i przechowywać na nośnikach danych (CD, DVD, pendrive, dyski zewnętrzne). Tego typu pliki elektroniczne archiwizuje się w podobny sposób jak dokumenty papierowe. Ich zaletą jest jednak to, że zajmują mniej miejsca i łatwiej je kopiować. Dokumenty elektroniczne można również przechowywać na dysku sieciowym lub zewnętrznym serwerze plików. System informatyczny powinien być zabezpieczony oprogramowaniem antywłamaniowym, dzięki któremu poufne informacje nie dostaną się w ręce osób niepowołanych lub szpiegowskich programów komputerowych. Wymiana danych musi być wówczas oparta na zaszyfrowanych plikach.
Backup online, czyli bezpieczne dokumenty w chmurze
Warto wykonywać backup, czyli kopie bezpieczeństwa, wszystkich dokumentów firmowych – zarówno tych elektronicznych, jak i zeskanowanych papierowych. Bardzo popularnym rozwiązaniem jest obecnie tworzenie backupu online w tak zwanej „chmurze”. Firmy korzystające z tej usługi nie muszą pamiętać o regularnym powielaniu danych, ponieważ kopie tworzą się automatycznie i są zapisywane na bezpiecznych, zewnętrznych serwerach. Rozwiązanie pozwala na dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie – wystarczy znać hasło.