Informacje - Praca

Jak odbywa się elektroniczne archiwizowanie danych?

"Jako nowoczesne społeczeństwo jesteśmy przyzwyczajeni to tego, że większość informacji, danych a nawet dokumentów można bez problemu przesłać zdanie za pośrednictwem sieci internetowej. Jednak takie udogodnienie działa dopiero o kilkunastu lat, wcześniej bowiem wszystko odbywało się w o wiele bardziej skomplikowany sposób. Nowoczesne rozwiązania zawdzięczamy przede wszystkim elektronicznemu archiwizowaniu danych."

Dla kogo przeznaczone?

Lista firm, branż, instytucji, które korzystają z takich elektronicznych archiwów, jest naprawdę długa. W zasadzie można zaliczyć do niej praktycznie każdą sferę działalności, w której wykorzystuje się dane, produkuje sporo dokumentów i wprowadza je w obieg. W skrócie można wymienić natomiast:
- sektor finansowy, czyli banki: rachunki, umowy, dane klientów
- sektor administracyjny, czyli urzędy: umowy, zarządzenia, kartoteki
- sektor logistyczny, czyli lotniska, firmy transportowe: dokumenty przejazdu
- sektor kadr, czyli wypłaty, urlopy, ewidencje pracy
- sektor handlowy, czyli rachunki, faktury
- sektor usługowy, czyli reklamacje, zlecenia, aneksy
W tych wszystkich branżach wprowadzenie elektronicznego archiwum znacznie poprawia płynność świadczonych usług, ale przede wszystkim prowadza porządek i ułatwia pracę samych pracowników.

Zasady archiwizowania

Zanim jednak firmowe archiwum w formie elektronicznej powstanie, trzeba przenieść do niego dotychczasowe dokumenty przechowywane w formie papierowej. To żmudny, długotrwały i dość nudny, bo bardzo jednostajny proces. W zależności od wielkości archiwum papierowego może zajmować nawet kilka miesięcy i to zakładając, że pracować nad nim będzie nawet kilkadziesiąt osób. Jak dokładnie przebiega proces archiwizacji?
Dokumenty układane są wedle ustalonego porządku, a następnie każdy z nich jest skanowany i wgrywany do systemu. Tam następuje jego dokładne opisanie, co ułatwia mu potem funkcjonowanie w obiegu, a potem zatwierdzany lub odrzucany, jeśli znaleziono w nim jakiś błąd. Zatwierdzenia dokonać może wyłącznie uprawniona osoba, najczęściej kierownik odpowiedzialny za projekt archiwizacji. Na ostatnim etapie gotowy i zatwierdzony dokument jest dopuszczany do ogólnego obiegu dokumentów i w zależności od ustawień i zasad panujących w firmie, może być dalej modyfikowany lub podglądany przez uprawnionych do tego pracowników.
Podgląd dokumentu działa na identycznej zasadzie jak wyświetlanie zdjęć. Skany są wyraźne, opisane i dopasowane do odpowiedniej kategorii. Pracownik może jedynie zmienić opis dokumentu lub dodać własne notatki; nie ma możliwości zmieniania treści samego skanu, ani tym bardziej podmienienia go na inny.



    Data: 2017-11-17


Komentarze nie są moderowane - widzisz treści niezgodne z prawem lub nieobyczajne zgłoś ten fakt administracji serwisu.

Najnowsze informacje

Jak kupować buty przez internet?
Zakupy internetowe stały się tak popularne, że przez sieć da się już kupić wszystko. Ubrania, jedzenie, elektronika… To już nikogo nie dziwi. Wiele osób jednak wciąż ma obawy co do kupowania przez internet butów. Czy rzeczywiście jest się czego obawiać? O czym pamiętać, decydując się na zakup obuwia w sklepie internetowym? więcej »
Jakie imprezy Polacy organizują w hotelach?
Trend organizowania różnorakich imprez i uroczystości w hotelach to dość świeża sprawa na polskim gruncie. Dotychczas, mając na względzie szlachecką i chłopską tradycję polską, wszelkiego rodzaju wydarzenia rodzinne organizowano w domach, samodzielnie przygotowując potrawy oraz powitanie dla Gości. Co się zmieniło? I w jakich kwestiach polegamy na hotelach? więcej »
Reumatyzm: jak można walczyć z tą chorobą?
Choroby o podłożu reumatycznym sprawiają wiele bólu, stanowią jednocześnie wielkie obciążenie dla naszej psychiki. Stopniowa utrata samodzielności i coraz większe problemy związane z wykonywaniem prostych czynności sprawiają, że reumatyzm może każdemu z nas poważnie utrudnić życie. więcej »

Polecamy produkty

Polecamy strony: Opycha.pl | Biolumed | ArtMe Ręcznie robiona biżuteria | Sportera Fitness | Spice Things Up |