Godzina z Esselte – Zarządzanie dokumentami cz. 2

Materiał zewnętrzny

Dzięki kolorom możesz szybko i łatwo opanować stosy dokumentów zgromadzone na biurku.

Nie ma cudów – każdy z nas gromadzi i zbiera dziesiątki papierów.
Na wszystkich biurkach znajdują się mniejsze lub większe sterty dokumentów. Najnowsze badania dowodzą,
iż 48% z nas gromadzi stosy papierów, a podstawową zasadą zarządzania „stertą” jest jej ciągłe przeszukiwanie.

Jak zatem opanować chaos w dokumentach? Papierów na biurku nie da się całkowicie wyeliminować,
trzeba zatem w sprytny i przemyślany sposób nad nimi zapanować. Eksperci Esselte proponują zastosowanie
kodu kolorystycznego, który w szybki i skuteczny sposób pozwoli na opanowanie stosów papierów i pozwoli
na szybkie odnajdywanie poszukiwanych dokumentów pośród wielu innych znajdujących się na biurku i w biurze.

Badania nad ludzką percepcją dowodzą, że najefektywniejsze jest zastosowanie trzech kolorów – wystarczają
one do oznaczenia najważniejszych obszarów działalności, a przede wszystkim są łatwe do zapamiętania
i rozróżnienia. Takie rozwiązanie oferuje kolekcja Esselte DESK FREE. Jest to linia produktów wykorzystywanych
codziennie w pracy biurowej, która opiera się na trzech podstawowych, doskonale widocznych kolorach – czerwonym,
niebieskim i żółtym.

Eksperci Esselte przestawiają 4 kroki efektywnego zarządzania dokumentami podręcznymi:

Krok 1 – wybór systemu kolorystycznego

Podziel zgromadzone dokumenty na 3 podstawowe działy lub tematy i przypisz im jeden z trzech kolorów.
Możesz np. przypisać określony kolor do poszczególnych klientów, oznaczyć nimi ważne osoby w firmie,
do których zazwyczaj kierujesz dokumenty (np. prezes, zarząd lub menedżer) lub oznaczyć sprawy bardzo
ważne (czerwone), umiarkowanie ważne (niebieskie) oraz takie, które spokojnie można odłożyć na
później (żółte). Wybór jest całkowicie dowolny i zależy od charakteru Twojej pracy. Od tej pory pamiętaj
o konsekwentnym oznaczaniu każdego nowego dokumentu.

Krok 2 – wybór systemu przechowywania

Są dwa podstawowe systemy przechowywania dokumentów podręcznych: leżące kuwety i stojące otwarte pojemniki.
Zdecyduj się na jeden z nich i konsekwentnie trzymaj się wyboru.

Krok 3 – wybór narzędzi do archiwizacji podręcznej


Ofertówki z kolorowym brzegiem – pionowe

Jeżeli zdecydowałeś się na system kuwetowy, użyj ofertówek (rodzaj koszulki na dokumenty, która łączy
w sobie także zastosowanie teczki) w systemie kolorystycznym. Wymienne kolorowe indeksy pozwalają nie
tylko dobrze i w widoczny sposób oznaczyć dokumenty, ale także umożliwiają wielokrotne wykorzystanie
ofertówek – wystarczy wymienić indeks i ponownie go opisać.

Odnalezienie właściwego dokumentu stanie się niezwykle proste – wystarczy delikatnie unieść brzeg
ofertówki gdzie znajduje się indeks – posiada ona w tym miejscu perforację, która ułatwia „podglądanie”
opisów na indeksach. Tak posegregowane dokumenty są łatwe do odnalezienia na każdym biurku.


Ofertówki z kolorowym grzbietem – poziome

Jeżeli zdecydowałeś się na system stojących, otwartych pojemników – idealnym rozwiązaniem jest
wybór ofertówek w systemie kolorystycznym z kolorowym grzbietem.
Ustawione w pojemniku będą doskonale widoczne.


Klipsy z indeksem

Idealnym rozwiązaniem do oznaczania aktualnie używanych dokumentów są klipsy z indeksem.
Wystarczy dokumenty spiąć kolorowym (czerwonym, niebieskim lub żółtym) klipsem, który można odpowiednio
opisać, a gdy potrzebujemy go do innych celów, to wykonany długopisem kulkowym napis można
z łatwością zmazać zwykłą plastikową gumką. Dokumenty opisane w ten sposób również możemy przechowywać
w stojących pojemnikach.

Krok 4 – przechowywanie i przenoszenie dokumentów


Jeśli chcesz zabrać ofertówki np. na spotkanie wystarczy wykorzystać kolorowe teczki kartonowe o wymiarach
pozwalających swobodne umieszczenie w nich ofertówek z indeksami i wygodne zamknięcie. Zaprojektowane
na zasadzie koperty, teczki można umieścić również w specjalnym organizerze.

Dzięki specjalnej schodkowej konstrukcji opis każdej teczki jest doskonale widoczny. System ten łączy również
zalety archiwizacji zawieszanej, bowiem umieszczone w teczkach podręczne dokumenty są przejrzyście skatalogowane
i można je z łatwością odnaleźć, bez konieczności ich wyjmowania.

Idea segregowania dokumentów przy wykorzystaniu kolorów doskonale się sprawdza. Dokumenty i papiery zawsze
będą się gromadziły na naszych biurkach, trzeba tylko zastosować odpowiedni system zapanowania nad nimi i z niezorganizowanego uczynić zorganizowany stos dokumentów.

Czy wiesz, że:

  • od 1950 r. światowe zużycie papieru w biznesie wzrosło 6-ciokrotnie;
  • średni światowy wzrost zużycia papieru w biznesie to 20% rocznie. Jednak w wielu korporacjach
    to ponad 200% rocznie;

  • na całym świecie koparki, drukarki oraz faksy produkują między 860 miliardów a 1 bilionem
    kartek papieru rocznie.

    Esselte jest liderem w dziedzinie zarządzania dokumentami i wiodącym na świecie producentem artykułów
    biurowych, którego roczna sprzedaż wynosi 1,2 miliarda USD. Firma powstała w 1913 r. w Szwecji.
    W lipcu 2002 koncern Esselte został przejęty przez amerykański fundusz inwestycyjny J.W. Childs z Bostonu.
    Esselte Polska Sp. z o.o. jest częścią międzynarodowego koncernu Esselte. Firma powstała w 1991 roku
    i w krótkim czasie stała się liderem na polskim rynku artykułów biurowych. W 2004 r. obroty firmy
    wyniosły 130 milionów USD. W 1991 r. w Kozienicach k/Radomia powstała fabryka produkcyjna, która
    jest obecnie największą fabryką koncernu na świecie – jej powierzchnia wynosi ponad 38 000 m2, zatrudnia
    blisko 700 osób. Blisko 90% produkcji przeznaczane jest na eksport do 30 krajów.

    0 0 votes
    Oceń wpis
  • Zobacz także

    Subscribe
    Powiadom o
    guest
    Ze względu na spam wyłączona została możliwość wstawiania linków w komentarzach. Komentarze zawierające odnośniki będą kasowane.
    0 komentarzy
    Inline Feedbacks
    View all comments

    Używamy cookies w celu personalizacji treści oraz reklam, udostępniania funkcji mediów społecznościowych oraz analizowania ruchu w Internecie. Przejdź dalej aby wyrazić zgodę na korzystanie z powyższych technologii i na przetwarzanie przez nasz serwis oraz naszych Partnerów Twoich danych osobowych zbieranych w celach marketingowych. Zgoda jest dobrowolna i możesz ją w dowolnym momencie wycofać w ustawieniach przeglądarki. Szczegółowe informacje na temat przetwarzania Twoich danych oraz lista Partnerów znajdują się w Polityce prywatności strony. Zgoda Polityka prywatności

    Polityka prywatności i cookies