Od dziś możesz codziennie pracować godzinę krócej.
Ponad 40% pracowników biurowych przyznaje się do regularnego gubienia dokumentów. Przeciętny pracownik
spędza 150 godzin rocznie na szukaniu dokumentów na biurku.
Poniżej eksperci Esselte podają kilka prostych rad, jak efektywnie zarządzać swoimi dokumentami i wskazują narzędzia,
które pomogą zapanować nad chaosem na biurku.
Zasada pierwsza i najważniejsza: zredukuj czas poszukiwania dokumentu o połowę i zajmij się nim w momencie,
w którym wpadnie Ci w ręce. Gdy zniknie gdzieś na biurku w stosie innych papierów będzie za późno. Połóż go tak,
by był łatwo dostępny, w specjalnie przeznaczonej na nowe dokumenty półce/kuwecie, koszulce, stojącym pojemniku,
bądź w zawieszanych teczkach. Możesz wykorzystać w tym celu kolorystyczny system Esselte – DESK FREE* (na zdj. obok)
i włożyć dokument od razu do koszulki z ustalonym kodem kolorystycznym: np. kolor czerwony na oznaczenie dokumentów
pilnych, niebieski na oznaczenie spraw do rozpatrzenia, żółty na oznaczenie faktur i rachunków.
Zasada druga: wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów, zgodnie z własnymi preferencjami
i przyzwyczajeniami. Dotychczas najczęściej wybieranym w Polsce sposobem przechowywania bieżących dokumentów
jest wpinanie do segregatorów. System ten jednak na ogół nie działa. Dlaczego? Dziurkowanie każdego dokumentu,
bądź wkładanie go do koszulki, wpinanie do segregatora i odstawianie segregatora za każdym razem na półkę jest
czasochłonne. Zajęło by nam to co najmniej 2 godziny dziennie. Do przechowywania dokumentów podręcznych służą
profesjonalne systemy, takie jak: otwarte półki/kuwety na biurko, stojące pojemniki na dokumenty oraz system
archiwizacji zawieszanej.
Codziennie poświęć 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów. (na zdj. systemy
przechowywania dokumentacji podręcznej Esselte)
Zasada trzecia: co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i wepnij
nieużywane już, a potrzebne dokumenty do segregatora, a niepotrzebne wyrzuć. Nie zapominaj o używaniu przekładek
tematycznych, które uporządkują twoja archiwizację wewnątrz segregatora. (na zdj. przekładki Esselte)
List programowy (*.pdf 117 kB)
Czy wiesz, że:
Przeciętny pracownik biurowy:
(Dane na podstawie: PriceWaterhouseCoopers Survey, Gartner Group Survey, Work Habits 2005)
*więcej o kolekcji DESK FREE w następnym odcinku
Esselte jest liderem w dziedzinie zarządzania dokumentami i wiodącym na świecie producentem artykułów biurowych,
którego roczna sprzedaż wynosi 1,2 miliarda USD. Firma powstała w 1913 r. w Szwecji. W lipcu 2002 koncern Esselte został
przejęty przez amerykański fundusz inwestycyjny J.W. Childs z Bostonu. Esselte Polska Sp. z o.o. jest częścią
międzynarodowego koncernu Esselte. Firma powstała w 1991 roku i w krótkim czasie stała się liderem na polskim rynku
artykułów biurowych. W 2004 r. obroty firmy wyniosły 130 milionów USD. W 1991 r. w Kozienicach k/Radomia powstała
fabryka produkcyjna, która jest obecnie największą fabryką koncernu na świecie – jej powierzchnia wynosi ponad 38 000 m2,
zatrudnia blisko 700 osób. Blisko 90% produkcji przeznaczane jest na eksport do 30 krajów.