TwojeCentrum.pl Porady Godzina z Esselte – Zarządzanie dokumentami cz. 1

Godzina z Esselte – Zarządzanie dokumentami cz. 1

Materiał zewnętrzny
0 komentarz

Od dziś możesz codziennie pracować godzinę krócej.

Ponad 40% pracowników biurowych przyznaje się do regularnego gubienia dokumentów. Przeciętny pracownik
spędza 150 godzin rocznie na szukaniu dokumentów na biurku.

Poniżej eksperci Esselte podają kilka prostych rad, jak efektywnie zarządzać swoimi dokumentami i wskazują narzędzia,
które pomogą zapanować nad chaosem na biurku.


Zasada pierwsza i najważniejsza: zredukuj czas poszukiwania dokumentu o połowę i zajmij się nim w momencie,
w którym wpadnie Ci w ręce. Gdy zniknie gdzieś na biurku w stosie innych papierów będzie za późno. Połóż go tak,
by był łatwo dostępny, w specjalnie przeznaczonej na nowe dokumenty półce/kuwecie, koszulce, stojącym pojemniku,
bądź w zawieszanych teczkach. Możesz wykorzystać w tym celu kolorystyczny system Esselte – DESK FREE* (na zdj. obok)
i włożyć dokument od razu do koszulki z ustalonym kodem kolorystycznym: np. kolor czerwony na oznaczenie dokumentów
pilnych, niebieski na oznaczenie spraw do rozpatrzenia, żółty na oznaczenie faktur i rachunków.


Zasada druga: wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów, zgodnie z własnymi preferencjami
i przyzwyczajeniami. Dotychczas najczęściej wybieranym w Polsce sposobem przechowywania bieżących dokumentów
jest wpinanie do segregatorów. System ten jednak na ogół nie działa. Dlaczego? Dziurkowanie każdego dokumentu,
bądź wkładanie go do koszulki, wpinanie do segregatora i odstawianie segregatora za każdym razem na półkę jest
czasochłonne. Zajęło by nam to co najmniej 2 godziny dziennie. Do przechowywania dokumentów podręcznych służą
profesjonalne systemy, takie jak: otwarte półki/kuwety na biurko, stojące pojemniki na dokumenty oraz system
archiwizacji zawieszanej.

Codziennie poświęć 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów. (na zdj. systemy
przechowywania dokumentacji podręcznej Esselte)


Zasada trzecia: co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i wepnij
nieużywane już, a potrzebne dokumenty do segregatora, a niepotrzebne wyrzuć. Nie zapominaj o używaniu przekładek
tematycznych, które uporządkują twoja archiwizację wewnątrz segregatora. (na zdj. przekładki Esselte)

List programowy (*.pdf 117 kB)

Czy wiesz, że:
Przeciętny pracownik biurowy:

  • spędza 6 tygodni rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów (wg. Wall Street Journal)
  • tworzy 19 kopii tego samego dokumentu
  • gubi 1 na 20 dokumentów
  • używa jednego zszywacza raz na 5 lat
  • używa jednej półki na biurko/kuwety na dokumenty raz na 5 lat
  • używa jednego kosza na śmieci raz na 5 lat
  • używa jednego dziurkacza raz na 5 lat
  • używa jedynie 200 koszulek rocznie

    (Dane na podstawie: PriceWaterhouseCoopers Survey, Gartner Group Survey, Work Habits 2005)

    *więcej o kolekcji DESK FREE w następnym odcinku

    Esselte jest liderem w dziedzinie zarządzania dokumentami i wiodącym na świecie producentem artykułów biurowych,
    którego roczna sprzedaż wynosi 1,2 miliarda USD. Firma powstała w 1913 r. w Szwecji. W lipcu 2002 koncern Esselte został
    przejęty przez amerykański fundusz inwestycyjny J.W. Childs z Bostonu. Esselte Polska Sp. z o.o. jest częścią
    międzynarodowego koncernu Esselte. Firma powstała w 1991 roku i w krótkim czasie stała się liderem na polskim rynku
    artykułów biurowych. W 2004 r. obroty firmy wyniosły 130 milionów USD. W 1991 r. w Kozienicach k/Radomia powstała
    fabryka produkcyjna, która jest obecnie największą fabryką koncernu na świecie – jej powierzchnia wynosi ponad 38 000 m2,
    zatrudnia blisko 700 osób. Blisko 90% produkcji przeznaczane jest na eksport do 30 krajów.

    0 0 votes
    Oceń wpis
  • Zobacz także

    Subscribe
    Powiadom o
    guest
    Ze względu na spam wyłączona została możliwość wstawiania linków w komentarzach. Komentarze zawierające odnośniki będą kasowane.
    0 komentarzy
    Inline Feedbacks
    View all comments

    Używamy cookies w celu personalizacji treści oraz reklam, udostępniania funkcji mediów społecznościowych oraz analizowania ruchu w Internecie. Przejdź dalej aby wyrazić zgodę na korzystanie z powyższych technologii i na przetwarzanie przez nasz serwis oraz naszych Partnerów Twoich danych osobowych zbieranych w celach marketingowych. Zgoda jest dobrowolna i możesz ją w dowolnym momencie wycofać w ustawieniach przeglądarki. Szczegółowe informacje na temat przetwarzania Twoich danych oraz lista Partnerów znajdują się w Polityce prywatności strony. Zgoda Polityka prywatności

    Polityka prywatności i cookies