Informacje - Praca

Jak zabezpieczyć dokumenty przed zniszczeniem

Dokumenty firmowe można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Oba formaty są narażone na zniszczenie, utratę lub kradzież. Z tego powodu dokumentację należy archiwizować wyłącznie w zabezpieczonych pomieszczeniach, najlepiej w nowoczesnych systemach depozytowych lub na serwerach. Warto też tworzyć kopie online.

Archiwizacja dokumentów papierowych

Dokumentacja w formie papierowej może być problematyczna w przechowywaniu – zajmuje dużo miejsca, trudno ją przetransportować czy powielić. Dodatkowo jest nieodporna na działanie czynników zewnętrznych i należy się z nią obchodzić niezwykle ostrożnie. Większość firm decyduje się na stworzenie własnego archiwum zabezpieczonego przed pożarem, zalaniem, nadmiernym nasłonecznieniem i włamaniem. Pomieszczenie, w którym składuje się dokumenty powinno być wyposażone w sejfy, metalowe szafy i skrytki otwierane kodem. Coraz większą popularnością cieszą się nowoczesne systemy depozytowe sterowane elektronicznie, które można kupić między innymi w sklepie https://ivolta.pl/. Szafy tego typu są wyposażone w zamki kodowe obsługiwane za pomocą indywidualnych numerów PIN lub kart biometrycznych (z odciskiem palca). Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, elektroniczne systemy depozytowe chronią dokumenty nie tylko przed uszkodzeniami mechanicznymi, ale również przed kradzieżą.

Przechowywanie dokumentów elektronicznych

Dokumenty w formie elektronicznej można z łatwością kopiować i przechowywać na nośnikach danych (CD, DVD, pendrive, dyski zewnętrzne). Tego typu pliki elektroniczne archiwizuje się w podobny sposób jak dokumenty papierowe. Ich zaletą jest jednak to, że zajmują mniej miejsca i łatwiej je kopiować. Dokumenty elektroniczne można również przechowywać na dysku sieciowym lub zewnętrznym serwerze plików. System informatyczny powinien być zabezpieczony oprogramowaniem antywłamaniowym, dzięki któremu poufne informacje nie dostaną się w ręce osób niepowołanych lub szpiegowskich programów komputerowych. Wymiana danych musi być wówczas oparta na zaszyfrowanych plikach.

Backup online, czyli bezpieczne dokumenty w chmurze

Warto wykonywać backup, czyli kopie bezpieczeństwa, wszystkich dokumentów firmowych – zarówno tych elektronicznych, jak i zeskanowanych papierowych. Bardzo popularnym rozwiązaniem jest obecnie tworzenie backupu online w tak zwanej „chmurze”. Firmy korzystające z tej usługi nie muszą pamiętać o regularnym powielaniu danych, ponieważ kopie tworzą się automatycznie i są zapisywane na bezpiecznych, zewnętrznych serwerach. Rozwiązanie pozwala na dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie – wystarczy znać hasło.



    Data: 2017-01-07



Komentarze nie są moderowane - widzisz treści niezgodne z prawem lub nieobyczajne zgłoś ten fakt administracji serwisu.

Najnowsze informacje

Dieta pomocna w walce z chorobami nowotworowymi
Choroby nowotworowe są ogromnym problemem w społeczeństwach rozwiniętych. Na raka z roku na rok zapada coraz więcej ludzi. Do tego stanu przyczynia się między innymi zanieczyszczenie środowiska, a także charakterystyczna, złożona z wysoko przetworzonych produktów dieta. więcej »
Leczenie niepłodności - co warto wiedzieć?
Pary borykające się z problemem niepłodności na początku są zdezorientowane, podobnie zresztą, jak bliskie im osoby. Jak wygląda leczenie tej przypadłości, gdzie się udać i co warto wiedzieć - o tym właśnie piszemy w naszym artykule, zapraszamy do jego lektury. więcej »
Ramki na zdjęcia to ważny element Twojego domu!
Fotografia to bardzo ważna dziedzina sztuki, która obcuje niemal z każdym z nas. Upamiętnia wspaniałe chwile z naszego życia oraz wyjątkowe osoby, którymi się otaczamy. Zbiór rodzinnych fotografii znajduje się chyba w każdym domu. Wyjątkowe z nich zasługują na wyróżnienie i ustawienie ich w widocznym miejscu. W tym celu warto wybrać odpowiednie ramki na zdjęcia, które uhonorują fotografię i nadadzą jej wzniosłego charakteru. więcej »

Polecamy produkty

Polecamy strony: MiniMili.pl | Okiem Blondynki | Mostek w kuchni | Kolorowa Ryba | Hapi Hapi |