Informacje - Praca

Jak zabezpieczyć dokumenty przed zniszczeniem

Dokumenty firmowe można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Oba formaty są narażone na zniszczenie, utratę lub kradzież. Z tego powodu dokumentację należy archiwizować wyłącznie w zabezpieczonych pomieszczeniach, najlepiej w nowoczesnych systemach depozytowych lub na serwerach. Warto też tworzyć kopie online.

Archiwizacja dokumentów papierowych

Dokumentacja w formie papierowej może być problematyczna w przechowywaniu – zajmuje dużo miejsca, trudno ją przetransportować czy powielić. Dodatkowo jest nieodporna na działanie czynników zewnętrznych i należy się z nią obchodzić niezwykle ostrożnie. Większość firm decyduje się na stworzenie własnego archiwum zabezpieczonego przed pożarem, zalaniem, nadmiernym nasłonecznieniem i włamaniem. Pomieszczenie, w którym składuje się dokumenty powinno być wyposażone w sejfy, metalowe szafy i skrytki otwierane kodem. Coraz większą popularnością cieszą się nowoczesne systemy depozytowe sterowane elektronicznie, które można kupić między innymi w sklepie https://ivolta.pl/. Szafy tego typu są wyposażone w zamki kodowe obsługiwane za pomocą indywidualnych numerów PIN lub kart biometrycznych (z odciskiem palca). Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, elektroniczne systemy depozytowe chronią dokumenty nie tylko przed uszkodzeniami mechanicznymi, ale również przed kradzieżą.

Przechowywanie dokumentów elektronicznych

Dokumenty w formie elektronicznej można z łatwością kopiować i przechowywać na nośnikach danych (CD, DVD, pendrive, dyski zewnętrzne). Tego typu pliki elektroniczne archiwizuje się w podobny sposób jak dokumenty papierowe. Ich zaletą jest jednak to, że zajmują mniej miejsca i łatwiej je kopiować. Dokumenty elektroniczne można również przechowywać na dysku sieciowym lub zewnętrznym serwerze plików. System informatyczny powinien być zabezpieczony oprogramowaniem antywłamaniowym, dzięki któremu poufne informacje nie dostaną się w ręce osób niepowołanych lub szpiegowskich programów komputerowych. Wymiana danych musi być wówczas oparta na zaszyfrowanych plikach.

Backup online, czyli bezpieczne dokumenty w chmurze

Warto wykonywać backup, czyli kopie bezpieczeństwa, wszystkich dokumentów firmowych – zarówno tych elektronicznych, jak i zeskanowanych papierowych. Bardzo popularnym rozwiązaniem jest obecnie tworzenie backupu online w tak zwanej „chmurze”. Firmy korzystające z tej usługi nie muszą pamiętać o regularnym powielaniu danych, ponieważ kopie tworzą się automatycznie i są zapisywane na bezpiecznych, zewnętrznych serwerach. Rozwiązanie pozwala na dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie – wystarczy znać hasło.



    Data: 2017-01-07
R E K L A M A



Komentarze nie są moderowane - widzisz treści niezgodne z prawem lub nieobyczajne zgłoś ten fakt administracji serwisu.

Najnowsze informacje

Czy warto kupić mieszkanie na obrzeżach miasta?
Nie odczuwam tego, że mieszkam w wielkim mieście. Spokojna okolica, multum terenów zielonych, pełen relaks. Do tego mieszkanie kosztowało zdecydowanie mniej niż w centrum miasta lub jego okolicach. To argumenty najczęściej podawane przez osoby, które zdecydowały się zamieszkać na obrzeżach wielkiego miasta, z dala od centrum. więcej »
Jumping fitness, czyli jak schudnąć na trampolinie?
Wielu ludzi chodzących na siłownie czy do klubu fitness po pewnym czasie zaczyna odczuwać znużenie i przez to gubi motywację do treningów. W najlepszym wypadku osoby takie zaczynają szukać czegoś innego. W najgorszym – rezygnują z treningów w ogóle. Być może dzieje się tak, ponieważ ludzie ci nie słyszeli jeszcze o trampolinach, czyli o tzw. jumping fitness. więcej »
Garaż na parterze czy w piwnicy domu?
Usytuowanie garażu w odpowiednim miejscu, będzie miało wpływ na wygodę jego użytkowania, wygląd całego domu, czy choćby na koszty inwestycji. Garaż wpisany w bryłę domu jest jednym z najbardziej popularnych typów. Na pewno warto zdawać sobie sprawę z tego, z czym wiąże się wybór takiego rozwiązania. Poniżej przedstawimy dwa różne warianty. więcej »

Polecamy produkty