Informacje - Praca

Jak zabezpieczyć dokumenty przed zniszczeniem

Dokumenty firmowe można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Oba formaty są narażone na zniszczenie, utratę lub kradzież. Z tego powodu dokumentację należy archiwizować wyłącznie w zabezpieczonych pomieszczeniach, najlepiej w nowoczesnych systemach depozytowych lub na serwerach. Warto też tworzyć kopie online.

Archiwizacja dokumentów papierowych

Dokumentacja w formie papierowej może być problematyczna w przechowywaniu – zajmuje dużo miejsca, trudno ją przetransportować czy powielić. Dodatkowo jest nieodporna na działanie czynników zewnętrznych i należy się z nią obchodzić niezwykle ostrożnie. Większość firm decyduje się na stworzenie własnego archiwum zabezpieczonego przed pożarem, zalaniem, nadmiernym nasłonecznieniem i włamaniem. Pomieszczenie, w którym składuje się dokumenty powinno być wyposażone w sejfy, metalowe szafy i skrytki otwierane kodem. Coraz większą popularnością cieszą się nowoczesne systemy depozytowe sterowane elektronicznie, które można kupić między innymi w sklepie https://ivolta.pl/. Szafy tego typu są wyposażone w zamki kodowe obsługiwane za pomocą indywidualnych numerów PIN lub kart biometrycznych (z odciskiem palca). Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, elektroniczne systemy depozytowe chronią dokumenty nie tylko przed uszkodzeniami mechanicznymi, ale również przed kradzieżą.

Przechowywanie dokumentów elektronicznych

Dokumenty w formie elektronicznej można z łatwością kopiować i przechowywać na nośnikach danych (CD, DVD, pendrive, dyski zewnętrzne). Tego typu pliki elektroniczne archiwizuje się w podobny sposób jak dokumenty papierowe. Ich zaletą jest jednak to, że zajmują mniej miejsca i łatwiej je kopiować. Dokumenty elektroniczne można również przechowywać na dysku sieciowym lub zewnętrznym serwerze plików. System informatyczny powinien być zabezpieczony oprogramowaniem antywłamaniowym, dzięki któremu poufne informacje nie dostaną się w ręce osób niepowołanych lub szpiegowskich programów komputerowych. Wymiana danych musi być wówczas oparta na zaszyfrowanych plikach.

Backup online, czyli bezpieczne dokumenty w chmurze

Warto wykonywać backup, czyli kopie bezpieczeństwa, wszystkich dokumentów firmowych – zarówno tych elektronicznych, jak i zeskanowanych papierowych. Bardzo popularnym rozwiązaniem jest obecnie tworzenie backupu online w tak zwanej „chmurze”. Firmy korzystające z tej usługi nie muszą pamiętać o regularnym powielaniu danych, ponieważ kopie tworzą się automatycznie i są zapisywane na bezpiecznych, zewnętrznych serwerach. Rozwiązanie pozwala na dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie – wystarczy znać hasło.



    Data: 2017-01-07



Komentarze nie są moderowane - widzisz treści niezgodne z prawem lub nieobyczajne zgłoś ten fakt administracji serwisu.

Najnowsze informacje

Czym zajmuje się podolog?
Osoby, które zmagają się z problemami zdrowotnymi dotyczącymi stóp, wybierają się zazwyczaj do dermatologa, jednak warto wiedzieć o tym, iż specjalistą w tej dziedzinie jest podolog. Kiedy jednak należy wybrać się do podologa i czym konkretnie zajmuje się ten specjalista? więcej »
Ubrania marki Ivanka Trump – hit czy kit?
Trump to jedno z tych nazwisk, które są dziś odmieniane przez wszystkie przypadki. Dzieje się tak przede wszystkim z powodu kontrowersyjnej prezydentury Donalda Trumpa, ale także…. ze względu na jego córkę – Ivankę Trump – oraz jej nowy, modowy biznes. Tak, tak! Ivanka Trump, jedna z najmodniejszych pierwszych córek świata postanowiła zająć się projektowaniem i sygnuje swoim nazwiskiem kolejne, piękne kolekcje ubrań. więcej »
5 skutecznych sposobów na odśnieżanie
Odśnieżanie to żmudne zadanie, ale niezbędne, aby uniknąć wypadków i dbać o wygląd swojej posesji. Jednym z najczęstszych sposobów na pozbycie się śniegu jest sól, która, choć jest dość skuteczna, ma wiele negatywnych skutków ubocznych, w tym uszkadza beton i karoserię samochodów. więcej »

Polecamy produkty

Polecamy strony: Hell Office | Okiem Blondynki | Old Timers Garage | Czarna na zakręcie | Sportera Fitness |