Informacje - Praca

Jak zabezpieczyć dokumenty przed zniszczeniem

Dokumenty firmowe można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Oba formaty są narażone na zniszczenie, utratę lub kradzież. Z tego powodu dokumentację należy archiwizować wyłącznie w zabezpieczonych pomieszczeniach, najlepiej w nowoczesnych systemach depozytowych lub na serwerach. Warto też tworzyć kopie online.

Archiwizacja dokumentów papierowych

Dokumentacja w formie papierowej może być problematyczna w przechowywaniu – zajmuje dużo miejsca, trudno ją przetransportować czy powielić. Dodatkowo jest nieodporna na działanie czynników zewnętrznych i należy się z nią obchodzić niezwykle ostrożnie. Większość firm decyduje się na stworzenie własnego archiwum zabezpieczonego przed pożarem, zalaniem, nadmiernym nasłonecznieniem i włamaniem. Pomieszczenie, w którym składuje się dokumenty powinno być wyposażone w sejfy, metalowe szafy i skrytki otwierane kodem. Coraz większą popularnością cieszą się nowoczesne systemy depozytowe sterowane elektronicznie, które można kupić między innymi w sklepie https://ivolta.pl/. Szafy tego typu są wyposażone w zamki kodowe obsługiwane za pomocą indywidualnych numerów PIN lub kart biometrycznych (z odciskiem palca). Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, elektroniczne systemy depozytowe chronią dokumenty nie tylko przed uszkodzeniami mechanicznymi, ale również przed kradzieżą.

Przechowywanie dokumentów elektronicznych

Dokumenty w formie elektronicznej można z łatwością kopiować i przechowywać na nośnikach danych (CD, DVD, pendrive, dyski zewnętrzne). Tego typu pliki elektroniczne archiwizuje się w podobny sposób jak dokumenty papierowe. Ich zaletą jest jednak to, że zajmują mniej miejsca i łatwiej je kopiować. Dokumenty elektroniczne można również przechowywać na dysku sieciowym lub zewnętrznym serwerze plików. System informatyczny powinien być zabezpieczony oprogramowaniem antywłamaniowym, dzięki któremu poufne informacje nie dostaną się w ręce osób niepowołanych lub szpiegowskich programów komputerowych. Wymiana danych musi być wówczas oparta na zaszyfrowanych plikach.

Backup online, czyli bezpieczne dokumenty w chmurze

Warto wykonywać backup, czyli kopie bezpieczeństwa, wszystkich dokumentów firmowych – zarówno tych elektronicznych, jak i zeskanowanych papierowych. Bardzo popularnym rozwiązaniem jest obecnie tworzenie backupu online w tak zwanej „chmurze”. Firmy korzystające z tej usługi nie muszą pamiętać o regularnym powielaniu danych, ponieważ kopie tworzą się automatycznie i są zapisywane na bezpiecznych, zewnętrznych serwerach. Rozwiązanie pozwala na dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie – wystarczy znać hasło.



    Data: 2017-01-07
R E K L A M A



Komentarze nie są moderowane - widzisz treści niezgodne z prawem lub nieobyczajne zgłoś ten fakt administracji serwisu.

Najnowsze informacje

Trendy wnętrzarskie na 2017 – odmieniony styl minimalistyczny
Wiosna to świetny moment na odświeżenie mieszkania. Jeśli daliście się porwać modzie na styl minimalistyczny, możecie go łatwo odnowić, a jeśli ten trend jeszcze nie dotarł do waszych wnętrz to powinien – jest ponadczasowy! więcej »
Wizyta w bazach partnerskich na Sycylii - GlobeSailor
W środowisku żeglarskim nie ma nic ważniejszego niż zaufanie. Zaufanie klienta do agencji czarteru, zaufanie agencji do armatora. Aby obie te składowe działały spójnie należy jednak regularnie sprawdzać kondycje najważniejszego z tych członów- armatora. więcej »
Jak nawozić iglaki?
Oto kilka przydatnych rad dotyczących nawożenia i pielęgnowania, tak często występujących w naszych ogrodach, roślin iglastych. więcej »

Polecamy produkty