Informacje - Porady

Godzina z Esselte - Zarządzanie dokumentami cz. 1

Od dziś możesz codziennie pracować godzinę krócej.
Ponad 40% pracowników biurowych przyznaje się do regularnego gubienia dokumentów. Przeciętny pracownik spędza 150 godzin rocznie na szukaniu dokumentów na biurku.

Poniżej eksperci Esselte podają kilka prostych rad, jak efektywnie zarządzać swoimi dokumentami i wskazują narzędzia, które pomogą zapanować nad chaosem na biurku.

Zasada pierwsza i najważniejsza: zredukuj czas poszukiwania dokumentu o połowę i zajmij się nim w momencie, w którym wpadnie Ci w ręce. Gdy zniknie gdzieś na biurku w stosie innych papierów będzie za późno. Połóż go tak, by był łatwo dostępny, w specjalnie przeznaczonej na nowe dokumenty półce/kuwecie, koszulce, stojącym pojemniku, bądź w zawieszanych teczkach. Możesz wykorzystać w tym celu kolorystyczny system Esselte - DESK FREE* (na zdj. obok) i włożyć dokument od razu do koszulki z ustalonym kodem kolorystycznym: np. kolor czerwony na oznaczenie dokumentów pilnych, niebieski na oznaczenie spraw do rozpatrzenia, żółty na oznaczenie faktur i rachunków.

Zasada druga: wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów, zgodnie z własnymi preferencjami i przyzwyczajeniami. Dotychczas najczęściej wybieranym w Polsce sposobem przechowywania bieżących dokumentów jest wpinanie do segregatorów. System ten jednak na ogół nie działa. Dlaczego? Dziurkowanie każdego dokumentu, bądź wkładanie go do koszulki, wpinanie do segregatora i odstawianie segregatora za każdym razem na półkę jest czasochłonne. Zajęło by nam to co najmniej 2 godziny dziennie. Do przechowywania dokumentów podręcznych służą profesjonalne systemy, takie jak: otwarte półki/kuwety na biurko, stojące pojemniki na dokumenty oraz system archiwizacji zawieszanej.
Codziennie poświęć 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów. (na zdj. systemy przechowywania dokumentacji podręcznej Esselte)

Zasada trzecia: co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i wepnij nieużywane już, a potrzebne dokumenty do segregatora, a niepotrzebne wyrzuć. Nie zapominaj o używaniu przekładek tematycznych, które uporządkują twoja archiwizację wewnątrz segregatora. (na zdj. przekładki Esselte)

List programowy (*.pdf 117 kB)

Czy wiesz, że: Przeciętny pracownik biurowy:
  • spędza 6 tygodni rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów (wg. Wall Street Journal)
  • tworzy 19 kopii tego samego dokumentu
  • gubi 1 na 20 dokumentów
  • używa jednego zszywacza raz na 5 lat
  • używa jednej półki na biurko/kuwety na dokumenty raz na 5 lat
  • używa jednego kosza na śmieci raz na 5 lat
  • używa jednego dziurkacza raz na 5 lat
  • używa jedynie 200 koszulek rocznie

    (Dane na podstawie: PriceWaterhouseCoopers Survey, Gartner Group Survey, Work Habits 2005)
    *więcej o kolekcji DESK FREE w następnym odcinku


    Esselte jest liderem w dziedzinie zarządzania dokumentami i wiodącym na świecie producentem artykułów biurowych, którego roczna sprzedaż wynosi 1,2 miliarda USD. Firma powstała w 1913 r. w Szwecji. W lipcu 2002 koncern Esselte został przejęty przez amerykański fundusz inwestycyjny J.W. Childs z Bostonu. Esselte Polska Sp. z o.o. jest częścią międzynarodowego koncernu Esselte. Firma powstała w 1991 roku i w krótkim czasie stała się liderem na polskim rynku artykułów biurowych. W 2004 r. obroty firmy wyniosły 130 milionów USD. W 1991 r. w Kozienicach k/Radomia powstała fabryka produkcyjna, która jest obecnie największą fabryką koncernu na świecie – jej powierzchnia wynosi ponad 38 000 m2, zatrudnia blisko 700 osób. Blisko 90% produkcji przeznaczane jest na eksport do 30 krajów.



        Data: 2005-10-19
  • R E K L A M A



    Komentarze nie są moderowane - widzisz treści niezgodne z prawem lub nieobyczajne zgłoś ten fakt administracji serwisu.

    Najnowsze informacje

    Co jest potrzebne do zmierzenia poziomu cukru?
    Poziom cukru we krwi można wykonywać samodzielnie z wykorzystaniem glukometru. Do jego prawidłowego działania niezbędne są: lancety i nakłuwacze, paski testowe oraz płyny kontrolne. więcej »
    Zalety i wady mebli na wymiar
    Wybór mebli to nie lada wyzwanie. Nie dość, że powinny być one funkcjonalne i użyteczne, to jeszcze odpowiednio dopasowane do wielkości pomieszczenia. Zwłaszcza to drugie spędza sen z powiek niejednemu kupującemu. Na szczęście, są meble na wymiar! Od jakiegoś czasu zastanawiasz się czy warto w nie zainwestować? Przeczytaj poniższy tekst i dowiedz się, jakie są wady i zalety mebli na wymiar. więcej »
    Czy sprzedaż spółki z o.o. jest bezpieczna?
    Większość artykułów jakie znajdziemy w prasie czy w internecie opisuje proces kupna spółki. Prawnicy omawiający ten temat wyjaśniają przede wszystkim jakie niebezpieczeństwa czyhają na potencjalnych kupców. Bardzo mało tekstów dotyczy natomiast drugiej strony umowy, a przecież sprzedawca też chce czuć się bezpiecznie i oddać dorobek swojego życia w dobre ręce. Co zatem zrobić, aby sprzedaż spółki była bezpieczna? więcej »

    Polecamy produkty