Informacje - Porady

Godzina z Esselte - Zarządzanie dokumentami cz. 1

Od dziś możesz codziennie pracować godzinę krócej.
Ponad 40% pracowników biurowych przyznaje się do regularnego gubienia dokumentów. Przeciętny pracownik spędza 150 godzin rocznie na szukaniu dokumentów na biurku.

Poniżej eksperci Esselte podają kilka prostych rad, jak efektywnie zarządzać swoimi dokumentami i wskazują narzędzia, które pomogą zapanować nad chaosem na biurku.

Zasada pierwsza i najważniejsza: zredukuj czas poszukiwania dokumentu o połowę i zajmij się nim w momencie, w którym wpadnie Ci w ręce. Gdy zniknie gdzieś na biurku w stosie innych papierów będzie za późno. Połóż go tak, by był łatwo dostępny, w specjalnie przeznaczonej na nowe dokumenty półce/kuwecie, koszulce, stojącym pojemniku, bądź w zawieszanych teczkach. Możesz wykorzystać w tym celu kolorystyczny system Esselte - DESK FREE* (na zdj. obok) i włożyć dokument od razu do koszulki z ustalonym kodem kolorystycznym: np. kolor czerwony na oznaczenie dokumentów pilnych, niebieski na oznaczenie spraw do rozpatrzenia, żółty na oznaczenie faktur i rachunków.

Zasada druga: wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów, zgodnie z własnymi preferencjami i przyzwyczajeniami. Dotychczas najczęściej wybieranym w Polsce sposobem przechowywania bieżących dokumentów jest wpinanie do segregatorów. System ten jednak na ogół nie działa. Dlaczego? Dziurkowanie każdego dokumentu, bądź wkładanie go do koszulki, wpinanie do segregatora i odstawianie segregatora za każdym razem na półkę jest czasochłonne. Zajęło by nam to co najmniej 2 godziny dziennie. Do przechowywania dokumentów podręcznych służą profesjonalne systemy, takie jak: otwarte półki/kuwety na biurko, stojące pojemniki na dokumenty oraz system archiwizacji zawieszanej.
Codziennie poświęć 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów. (na zdj. systemy przechowywania dokumentacji podręcznej Esselte)

Zasada trzecia: co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i wepnij nieużywane już, a potrzebne dokumenty do segregatora, a niepotrzebne wyrzuć. Nie zapominaj o używaniu przekładek tematycznych, które uporządkują twoja archiwizację wewnątrz segregatora. (na zdj. przekładki Esselte)

List programowy (*.pdf 117 kB)

Czy wiesz, że: Przeciętny pracownik biurowy:
  • spędza 6 tygodni rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów (wg. Wall Street Journal)
  • tworzy 19 kopii tego samego dokumentu
  • gubi 1 na 20 dokumentów
  • używa jednego zszywacza raz na 5 lat
  • używa jednej półki na biurko/kuwety na dokumenty raz na 5 lat
  • używa jednego kosza na śmieci raz na 5 lat
  • używa jednego dziurkacza raz na 5 lat
  • używa jedynie 200 koszulek rocznie

    (Dane na podstawie: PriceWaterhouseCoopers Survey, Gartner Group Survey, Work Habits 2005)
    *więcej o kolekcji DESK FREE w następnym odcinku


    Esselte jest liderem w dziedzinie zarządzania dokumentami i wiodącym na świecie producentem artykułów biurowych, którego roczna sprzedaż wynosi 1,2 miliarda USD. Firma powstała w 1913 r. w Szwecji. W lipcu 2002 koncern Esselte został przejęty przez amerykański fundusz inwestycyjny J.W. Childs z Bostonu. Esselte Polska Sp. z o.o. jest częścią międzynarodowego koncernu Esselte. Firma powstała w 1991 roku i w krótkim czasie stała się liderem na polskim rynku artykułów biurowych. W 2004 r. obroty firmy wyniosły 130 milionów USD. W 1991 r. w Kozienicach k/Radomia powstała fabryka produkcyjna, która jest obecnie największą fabryką koncernu na świecie – jej powierzchnia wynosi ponad 38 000 m2, zatrudnia blisko 700 osób. Blisko 90% produkcji przeznaczane jest na eksport do 30 krajów.



        Data: 2005-10-19
  • R E K L A M A



    Komentarze nie są moderowane - widzisz treści niezgodne z prawem lub nieobyczajne zgłoś ten fakt administracji serwisu.

    Najnowsze informacje

    Kazimierz Dolny - Festiwal Dwa Brzegi
    Kazimierz Dolny, od lat uchodzący za mekkę malarzy i jedno z najpiękniejszych miejsc w Polsce, chętnie odwiedzają polscy i zagraniczni turyści. Jest jednak taki letni tydzień w roku, podczas którego malownicze miasteczko zmienia się w stolicę Wielkiego Kina. Dzieje się tak za sprawą odbywającego się tutaj od 11 lat Festiwalu Filmu i Sztuki “Dwa Brzegi”. Na artystyczno-kulturalną imprezę przyjeżdżają osobowości znane z kinowych i telewizyjnych ekranów. W zbudowanym specjalnie na tę okazję miasteczku festiwalowym prezentowane są polskie i zagraniczne filmy fabularne, dokumentalne i krótkometrażowe. więcej »
    Medycyna estetyczna i jej zalety
    Na pograniczu kosmetyki i chirurgii plastycznej znajduje się medycyna estetyczna. Zabiegi z jej zakresu dają szybsze i bardziej widoczne efekty niż zwykłe zabiegi kosmetyczne. Dodatkowo są w stanie poradzić sobie z różnymi zaawansowanymi problemami, jak np. tkanka tłuszczowa zgromadzona w miejscach, z których nie można jej usunąć dietami i ćwiczeniami, głębokie zmarszczki czy rozstępy. Warto również wiedzieć, że zabiegi z medycyny estetycznej nie są tak poważne jak operacje chirurgiczne, a często dają porównywalne efekty. Trudno się zatem dziwić temu, że od wielu lat medycyna estetyczna cieszy się wyjątkowo dużą popularnością. więcej »
    Herbata Loyd – na zdrowie!
    Herbata towarzyszy nam każdego dnia od wielu pokoleń. Dla wielu z nas stanowi ona pierwszy napój, który wypijamy zaraz po przebudzeniu oraz ostatni przed pójściem spać. Pijemy herbatę w dni mroźne i trochę cieplejsze, na spotkaniach rodzinnych i podczas samotnej lektury książki. Czy jednak kiedykolwiek zastanawiałeś się, jakie właściwości zdrowotne mogą skrywać się w tym aromatycznym napoju? więcej »

    Polecamy produkty